Una de las funcionalidades más solicitadas por los usuarios de RUFUS Desktop era la posibilidad de asignar categorías automáticamente de acuerdo al género y la edad de los participantes de un evento.
Hemos diseñado la funcionalidad “Categorías Automáticas” para que puedas tener la máxima flexibilidad a la hora de generar y asignar dichas categorías.
En el blog de hoy, te contamos los aspectos más destacados para que empieces hoy mismo a personalizar cada una de ellas.
Generación de categorías
Lo primero que tenemos que saber a la hora de configurar nuestras categorías es la fecha base sobre la cual se calcularán las edades. Podemos englobar las opciones en dos grandes grupos:
- Cálculo de categoría en función de la fecha del evento
- Cálculo de categoría en función de otra fecha o temporada
Esto lo podemos hacer desde el menú “Opciones de Evento”, pestaña “Detalles”:
En segunda instancia debemos indicar a RUFUS cómo denominaremos a los géneros masculino y femenino. Esto puede definirse muy rápidamente desde el menú “Registraciones”
Con estos dos datos claros, ya podemos comenzar a definir las categorías para nuestro evento. Para ello, hacemos clic en el botón “Agregar Categorías” del menú “Registraciones”.
Se nos abrirá la ventana “Categorías” para que comencemos a operar.
Presionando el botón “Agregar” creamos una nueva categoría vacía en la lista.
Los datos que debemos completar al crear una nueva categoría son:
- Abreviatura o código de categoría: Este campo es único y distingue entre mayúsculas y minúsculas
- Nombre de la categoría.
- Sexo: Masculino/Femenino/Indefinido (para categorías mixtas)
- Edad mínima: Si se proporciona este dato, automáticamente se calculará la fecha máxima de nacimiento en función de la fecha base
- Edad máxima: Si se proporciona este dato, automáticamente se calculará la fecha mínima de nacimiento en función de la fecha base
- Fecha de nacimiento mínima: Si se proporciona este dato, automáticamente se calculará la edad mínima
- Fecha de nacimiento máxima: Si se proporciona este dato, automáticamente se calculará la edad máxima
- Pruebas: Las carreras para las cuales estará disponible la categoría
Aplicando las categorías generadas
Una vez que tenemos listo nuestro listado de categorías para el evento podemos pasar a aplicarlas a nuestra base de participantes. Las categorías automáticas pueden aplicarse de tres maneras diferentes:
- Sobre los participantes ya existentes
- Sobre una importación de participantes
- Al crear manualmente un nuevo participante
🛑 IMPORTANTE 🛑: Para la correcta asignación de categorías es necesario que los datos de inscripción de cada participante estén completos, o sea que contengan junto con el género, su edad, o su fecha o año de nacimiento.
- Para aplicar las categorías definidas sobre los participantes ya existentes en el evento simplemente presionamos el botón “Aplicar” en la ventana de “Categorías”.
Posteriormente podremos ver el informe de aplicación que nos informa sobre el resultado de la operación.
- Para aplicar las categorías en el momento de importar participantes lo que debemos hacer es cliquear en “Aceptar” cuando RUFUS nos lo pregunte al momento de importar.
Posteriormente podremos ver el informe de importación y el de aplicación de las categorías.
- Por último, si estamos haciendo el ingreso de un nuevo participante de manera manual, en la ventana de ingreso de datos podremos ver como RUFUS asigna automáticamente la categoría al nuevo participante a medida que vamos completando sus datos de registro: género, edad o fecha de nacimiento.
Así de simple. Sí, ¡ya puedes celebrar!
😱 CUIDADO 😱: Al aplicar las categorías automáticas se eliminará cualquier otra categoría previamente configurada para el participante.
Categorías predefinidas
Una alegría extra sería no tener que definir en sí ninguna categoría y que éstas vinieran a tu evento mágicamente. Hemos pensado en esto y es por eso que también hemos agregado listados predefinidos de categorías oficiales de diferentes federaciones deportivas.
Salimos al ruedo con categorías listas para:
- Brasil 🇧🇷
- Alemania 🇩🇪
- España 🇪🇸
- Francia 🇫🇷
- UK 🇬🇧
- Italia 🇮🇹
- Suiza 🇨🇭
- USA 🇺🇸
Para cargar las categorías simplemente selecciona la deseada desde el desplegable “Categorías Predefinidas”.
Re utilización de categorías
Supongamos que las categorías de tus eventos tengan su propia configuración particular y que, evento tras evento, utilices siempre las mismas. Tonto sería tener que definir todo el tiempo las mismas categorías una y otra vez… Hemos pensado en esto también y, para ahorrarte trabajo, te damos la posibilidad de guardar tus categorías y re utilizarlas cada vez que necesites.
Una vez que tengas definidas todas tus categorías, para guardarlas haz clic en el botón “Guardar Categorías”
RUFUS te preguntará con que nombre de grupo quieres guardar tus categorias.
Podrás utilizar tus categorías en cualquier momento seleccionandolas desde el listado de “Mis Categorías”
De igual manera, también puedes importar las categorías desde otro evento presionando el botón “Importar categorías desde evento” o bien exportar/importar categorías hacía/desde un archivo .xml con los botones “Exportar mis categorías” e “Importar lista de categorías”
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Y si te quedaste con ganas de aprender más, extiende tus conocimientos visitando nuestra documentación técnica para sacarle el máximo provecho a esta nueva funcionalidad.